19 sierpnia, 2026
KSeF dla najmniejszych firm – jak działa limit 10 000 zł i co zmieni się od 2027 roku?
Krajowy System e-Faktur objął większość przedsiębiorców od 1 kwietnia 2026 roku. Dla najmniejszych firm przewidziano jednak okres przejściowy. Jeżeli wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami objętymi obowiązkowym KSeF nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, do końca 2026 roku można nadal wystawiać te faktury poza systemem. Nie oznacza to jednak całkowitego wyłączenia małej firmy z KSeF. Trzeba znać zasady obliczania limitu, kontrolować wartość wystawianych dokumentów i przygotować się na zmiany od 1 stycznia 2027 roku.
Stan prawny artykułu: 19 sierpnia 2026 roku.
Czym jest KSeF?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, służy do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Taka faktura nie jest zwykłym plikiem PDF. Ma postać pliku XML zgodnego ze strukturą określoną przez Ministerstwo Finansów. Po przyjęciu dokumentu system nadaje mu indywidualny numer KSeF.
Obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF został wprowadzony etapami:
- od 1 lutego 2026 roku dla podatników, których wartość sprzedaży brutto w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych podatników,
- od 1 stycznia 2027 roku dla najmniejszych podatników korzystających w 2026 roku z przejściowego limitu 10 000 zł.
Przepisy obejmują co do zasady zarówno czynnych podatników VAT, jak i przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia z VAT. Forma działalności również nie przesądza o obowiązku. KSeF może więc dotyczyć jednoosobowej działalności gospodarczej, spółki cywilnej oraz innych podmiotów wystawiających faktury objęte systemem.
Na czym polega limit 10 000 zł w KSeF?
Limit 10 000 zł jest rozwiązaniem przejściowym obowiązującym do 31 grudnia 2026 roku. Pozwala najmniejszym podatnikom wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe poza KSeF, jeśli łączna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami objętymi systemem nie przekracza 10 000 zł brutto w danym miesiącu.
Nie jest to limit przychodu firmy ani limit zwolnienia z VAT. Nie dotyczy również wartości pojedynczej faktury. Pod uwagę bierze się sumę wartości odpowiednich faktur wystawionych przez podatnika w danym miesiącu.
Przy obliczaniu limitu należy stosować kwoty brutto. U czynnego podatnika VAT będzie to wartość wraz z podatkiem VAT. W przypadku przedsiębiorcy zwolnionego z VAT pod uwagę bierze się całkowitą kwotę należności wskazaną na fakturze.
Jak obliczyć limit KSeF?
Do limitu należy wliczyć faktury, które bez okresu przejściowego musiałyby zostać wystawione w KSeF. Najczęściej będą to faktury dokumentujące sprzedaż pomiędzy przedsiębiorcami, czyli transakcje B2B.
Limit oblicza się według daty wystawienia faktury. Nie decyduje data wykonania usługi, dostawy towaru ani otrzymania płatności.
Jeżeli sprzedaż została wykonana w kwietniu, ale fakturę wystawiono w maju, jej wartość należy uwzględnić w limicie za maj.
Limit dotyczy całego podatnika. Nie oblicza się go osobno dla każdego klienta, rodzaju usługi czy miejsca prowadzenia działalności.
Czego nie wlicza się do limitu 10 000 zł?
Do limitu nie wlicza się każdej sprzedaży osiągniętej przez firmę. Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów nie uwzględnia się między innymi:
- sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, czyli sprzedaży B2C,
- faktur konsumenckich, ponieważ nie są objęte obowiązkowym KSeF,
- sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie fiskalnej,
- faktur wystawionych przy zastosowaniu kasy rejestrującej,
- paragonów fiskalnych z NIP nabywcy do 450 zł lub 100 euro uznawanych w 2026 roku za faktury uproszczone,
- faktur wyłączonych z KSeF na podstawie przepisów szczególnych.
Do limitu wlicza się więc wyłącznie wartość faktur, które docelowo podlegają obowiązkowi wystawienia w KSeF.
Limit 10 000 zł – przykłady
Przykład 1
Przedsiębiorca wystawił w jednym miesiącu trzy faktury B2B na kwoty:
- 3 000 zł brutto,
- 4 000 zł brutto,
- 3 000 zł brutto.
Łączna wartość wynosi dokładnie 10 000 zł brutto. Limit nie został przekroczony. W 2026 roku przedsiębiorca może wystawić te faktury poza KSeF.
Przykład 2
Przedsiębiorca wystawił faktury B2B na kwoty:
- 3 000 zł brutto,
- 4 000 zł brutto,
- 3 500 zł brutto.
Po wystawieniu trzeciej faktury suma wynosi 10 500 zł brutto. Trzecia faktura przekracza limit. Musi więc zostać wystawiona w KSeF. Wszystkie kolejne faktury objęte obowiązkiem również należy wystawiać w tym systemie.
Przykład 3
Firma osiągnęła 20 000 zł sprzedaży na rzecz konsumentów i wystawiła faktury B2B na łączną kwotę 8 000 zł brutto. Sprzedaż B2C nie jest wliczana do limitu. Jeżeli pozostałe dokumenty nie podlegają wliczeniu, firma może nadal korzystać z rozwiązania przejściowego.
Co się stanie po przekroczeniu limitu?
Jeżeli suma faktur wliczanych do limitu przekroczy 10 000 zł brutto, obowiązek korzystania z KSeF powstaje od faktury, która spowodowała przekroczenie.
Nie można najpierw wystawić tej faktury poza systemem i przejść do KSeF dopiero od kolejnego dokumentu. Przedsiębiorca musi więc na bieżąco kontrolować wartość wystawianych faktur.
Po przekroczeniu limitu wszystkie kolejne faktury objęte obowiązkiem należy wystawiać w KSeF. Nie ma możliwości powrotu do wcześniejszych zasad. Nie zmienia tego spadek wartości sprzedaży w kolejnych miesiącach.
Jeżeli firma przekroczy limit w maju, pozostaje objęta obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF również w czerwcu i następnych miesiącach. Dzieje się tak nawet wtedy, gdy późniejsza miesięczna sprzedaż dokumentowana fakturami wyniesie mniej niż 10 000 zł.
Czy najmniejsza firma musi odbierać faktury w KSeF?
Odroczenie do 1 stycznia 2027 roku dotyczy wyłącznie wystawiania faktur. Obowiązek odbierania faktur przez KSeF obowiązuje od 1 lutego 2026 roku. Dotyczy również firm, które korzystają z limitu 10 000 zł i same wystawiają jeszcze faktury poza systemem.
W praktyce mała firma może nadal wystawić własną fakturę w dotychczasowy sposób, ale fakturę kosztową od dużego dostawcy otrzyma już w KSeF. Dostawca nie ma co do zasady obowiązku przesłania krajowemu przedsiębiorcy z NIP dodatkowego pliku PDF pocztą elektroniczną.
Dlatego dostęp do faktur zakupowych powinien zostać uporządkowany już w 2026 roku. Można korzystać z programu zintegrowanego z KSeF lub z bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów. Dostęp do systemu może mieć również odpowiednio uprawnione biuro rachunkowe.
Czy firma zwolniona z VAT podlega KSeF?
KSeF nie dotyczy wyłącznie czynnych podatników VAT. Podatnicy korzystający ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego również mogą podlegać obowiązkowi wystawiania faktur w systemie.
Jeżeli przedsiębiorca zwolniony z VAT wystawia faktury objęte KSeF i ich miesięczna wartość nie przekracza 10 000 zł, może korzystać z okresu przejściowego do końca 2026 roku. Od 1 stycznia 2027 roku takie faktury trzeba będzie co do zasady wystawiać za pośrednictwem KSeF niezależnie od ich wartości.
Nie należy więc mylić limitu KSeF z limitem zwolnienia podmiotowego z VAT. Są to dwa różne limity, które odnoszą się do innych obowiązków.
Co zmieni się od 1 stycznia 2027 roku?
Najważniejszą zmianą będzie zakończenie okresu przejściowego dla podatników mieszczących się w limicie 10 000 zł. Od 1 stycznia 2027 roku wysokość miesięcznej sprzedaży dokumentowanej fakturami nie będzie już przesuwała terminu wejścia do systemu.
Nawet przedsiębiorca wystawiający jedną lub dwie faktury B2B miesięcznie będzie musiał wystawić je w KSeF, jeżeli dokumenty te są objęte obowiązkowym systemem.
Od początku 2027 roku:
- przestanie obowiązywać przejściowy limit 10 000 zł,
- najmniejsi podatnicy zaczną obowiązkowo wystawiać faktury w KSeF,
- zakończy się przejściowa możliwość wystawiania poza KSeF faktur przy użyciu kas rejestrujących,
- paragony z NIP do 450 zł przestaną korzystać z rozwiązania przejściowego przewidzianego na 2026 rok,
- zaczną być stosowane przepisy o karach pieniężnych za określone naruszenia obowiązków związanych z KSeF,
- w określonych płatnościach pomiędzy czynnymi podatnikami VAT oraz płatnościach w mechanizmie podzielonej płatności trzeba będzie podawać numer KSeF faktury.
Faktury wystawiane konsumentom nadal pozostaną poza obowiązkowym KSeF. Sprzedawca będzie mógł wystawić fakturę B2C w systemie dobrowolnie.
Czy do korzystania z KSeF potrzebny jest płatny program?
Nie ma obowiązku kupowania komercyjnego programu. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia pozwalające wystawiać, odbierać i przeglądać faktury. Przedsiębiorca może również korzystać z programu księgowego lub systemu do fakturowania połączonego z KSeF.
Ważniejsze od wyboru konkretnego narzędzia jest ustalenie prostego procesu. Trzeba wiedzieć, kto będzie wystawiał faktury, kto będzie kontrolował ich poprawność i w jaki sposób dokumenty trafią do księgowości.
Jak przygotować małą firmę do KSeF?
Okres przejściowy warto wykorzystać na spokojne przygotowanie firmy. Nie trzeba czekać do ostatnich dni grudnia 2026 roku.
Przed rozpoczęciem obowiązkowego wystawiania faktur warto:
- rozdzielić sprzedaż B2B od sprzedaży konsumenckiej,
- sprawdzić, które faktury są objęte obowiązkowym KSeF,
- kontrolować miesięczną wartość faktur wliczanych do limitu,
- wybrać narzędzie do wystawiania i odbierania faktur,
- ustalić zakres uprawnień w KSeF,
- określić zasady współpracy z księgową,
- sprawdzić, gdzie trafiają faktury kosztowe od kontrahentów,
- przetestować wystawianie dokumentów przed 1 stycznia 2027 roku.
Dobrze zorganizowany obieg dokumentów ogranicza ryzyko przeoczenia faktury i pozwala płynnie przejść na nowe zasady. Jeżeli korzystasz z usług biura rachunkowego, warto wcześniej ustalić, kto odpowiada za wystawianie faktur sprzedażowych, pobieranie dokumentów zakupowych i kontrolowanie miesięcznego limitu.
W naszym biurze rachunkowym z Elbląga pomagamy przedsiębiorcom uporządkować bieżącą księgowość oraz obieg dokumentów. Obsługujemy jednoosobowe działalności i małe firmy stacjonarnie oraz online. Jeśli nie wiesz, jakie obowiązki dotyczą Twojej działalności, skontaktuj się z nami i opisz sposób wystawiania faktur w swojej firmie.
FAQ – najważniejsze pytania
Czy limit 10 000 zł dotyczy pojedynczej faktury?
Czy faktura na dokładnie 10 000 zł powoduje obowiązek korzystania z KSeF?
Czy limit KSeF odnawia się co miesiąc?
Czy sprzedaż dla osób prywatnych wlicza się do limitu?
Czy przedsiębiorca zwolniony z VAT będzie musiał korzystać z KSeF?
Czy mała firma musi odbierać faktury w KSeF już w 2026 roku?
Czy po przekroczeniu limitu można wrócić do faktur wystawianych poza KSeF?
Czy od 2027 roku faktury dla konsumentów również trzeba będzie wystawiać w KSeF?
Czy trzeba kupić program do obsługi KSeF?
Źródła
Artykuł został przygotowany na podstawie aktualnych informacji Ministerstwa Finansów: